Kỷ yếu nghĩa là gì?

Ngày nay, bạn có thể dễ dàng bắt gặp cuốn kỷ yếu ở trường học, công ty, doanh nghiệp và cuộc hội thảo. Nhưng không phải ai cũng hiểu được ý nghĩa của kỷ yếu, kỷ yếu là gì? kỷ yếu bao gồm những gì? kỷ yếu để làm gì? và biên soạn kỷ yếu như thế nào?. Đặc biệt nếu bạn là một người đang có nhu cầu thiết kế và in ấn kỷ yếu thì không thể bỏ qua bài viết mà In Hồng Đăng đã tổng hợp dưới đây về với chủ đề : Kỷ yếu nghĩa là gì?.

Không phải ai cũng hiểu rõ Kỷ yếu nghĩa là gì và tác dụng của kỷ yếu

Kỷ yếu là gì?

Định nghĩa “Kỷ yếu” trong các tài liệu chính quy.

Kỉ yếu (cũng viết kỷ yếu) /danh từ/ : Tập tài liệu ghi những điều cốt yếu - Theo Từ điển tiếng Việt (Viện ngôn ngữ học, 2006). Ví dụ: Kỉ yếu của một hội nghị khoa học.

Kỷ yếu 纪要, 擿要, 摘录 – Tập ghi lại những điều quan trọng - Theo từ điển Hán – Nôm (trung tâm CNTT Thừa Thiên – Huế)

Có một câu hỏi đặt ra: Tập tài liệu ghi lại (tóm lược) về quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan được gọi là gì? Liệu có thể gọi là “kỷ yếu” được không?

Để trả lời câu hỏi này chỉ có hai nguồn: (1) từ điển tiếng Việt, Hán – Việt (như trên) (2) thực tế sử dụng.

Dựa trên nghĩa của từ “kỷ yếu” như hai từ điển trên, có thể thấy là có thể dùng từ “kỷ yếu” để đặt tên cho tập tài liệu ghi lại quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan theo nghĩa “Kỷ yếu” của một cơ quan ghi lại các điểm chính của quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó.

Để xem thực tế sử dụng, một cách dễ dàng là google (với độ tin cậy chấp nhận được): thử google “kỷ yếu trường” (không có nháy kép) được 1.400.000 kết quả trong 0,18 giây – chứng tỏ có không ít Trường học dùng từ “kỷ yếu” để đặt tên cho tập tài liệu ghi lại quá trình hình thành phát triển của Trường trong đó có nhiều đại học lớn, nhiều trường có truyền thống.

Cũng xin lưu ý: nhà văn Lại Nguyên Ân cho rằng việc dùng từ “kỷ yếu” để chỉ “lịch sử” là không chính xác nhưng đa số vẫn dùng (dù là sai!?) [1]

Kỷ yếu để làm gì?

Với ý nghĩa như trên, kỷ yếu đương nhiên là tài liệu tóm lược lại quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, nhỏ hơn là một khóa học hoặc một cuộc hội thảo. Tuy nhiên, đây cũng là một tài liệu mang tính quảng bá cho nhà trường và góp phần nâng cao cảm nhận tốt, đẹp của cán bộ, nhân viên và học sinh về nhà trường.

Kỷ yếu gồm những gì?

Kỷ yếu thường được viết với ngôn ngữ chân thành, tự nhiên, dí dỏm và thường kèm nhiều hình ảnh minh họa. Nội dung kỷ yếu thường đi theo những phần chính sau:

Phần lịch sử Trường: Phần này trình bày các giai đoạn từ khi hình thành, sự thay đổi qua các thời kỳ gồm: tên gọi, đơn vị chủ quản, quyết định, thủ trưởng (hiệu trưởng/giám đốc/trưởng khoa,…), quy mô, kết quả hoạt động, các hình ảnh về nhà trường, những thành tích nổi bật (hoạt động nổi bật, các nhân, tập thể xuất sắc). Có trường (như ĐH SPKT TP. HCM) trình bày riêng lịch sử của nhà trường, lịch sử đảng bộ trường, lịch sử công đoàn, đoàn thanh niên, hội sinh viên, hội cựu chiến binh.

Phần lịch sử các đơn vị trực thuộc: Phần này trình bày lịch sử hình thành và quá trình phát triển của từng đơn vị trong Trường (các khoa, phòng, trung tâm,…) gồm: tên gọi, chức năng nhiệm vụ, thủ trưởng, cán bộ nhân viên…

Ngoài hai phần trên, một số trường còn có phần các bài viết của một số cán bộ trong Trường về thành tích, các hoạt động nổi bật, định hướng phát triển,… của Trường hoặc đơn vị trong Trường.

Tổ chức soạn kỷ yếu như thế nào?

Quá trình biên soạn kỷ yếu có thể tóm lược thành 4 bước:

1/ Thu thập thông tin

2/ Tổ chức biên soạn

3/ Trình bày, in ấn

4/ Phát hành

Công việc đầu tiên và khó khăn nhất là “thu thập thông tin” để làm nội dung cho kỷ yếu. Bởi lẽ, trong quá trình phát triển không phải cơ quan, tổ chức nào cũng lưu trữ được tất cả thông tin cần thiết cho kỷ yếu. Quá trình thu thập thông tin cần tổ chức sao để có thể huy động được nguồn tư liệu từ các cựu cán bộ, giáo viên và các cựu học sinh của Trường – đây là nguồn tư liệu quý làm cho kỷ yếu sinh động, không khô khan. Loại tư liệu chủ yếu là hình ảnh, phim, logo, kỷ yếu của các lớp đã ra trường, họ tên, thông tin , thành tích - danh hiệu của những cá nhân xuất sắc,…

Việc biên soạn cũng cần được tổ chức chặt chẽ, cần thống nhất về văn phong và kiểm duyệt chặt chẽ nội dung nhằm tránh các thông tin không thống nhất vì thông tin thu thập được có thể từ nhiều nguồn khác biệt. Bản thảo có thể được gửi tới một số cựu cán bộ, nhân viên và cựu học sinh để thu thập thêm ý kiến.

Rõ ràng trong bất kỳ tài liệu gì, những đoạn chữ dài dằng dặc luôn luôn là cái mà chúng ta không muốn. Việc trình bày khúc chiết kèm thêm các hình ảnh, sơ đồ giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh hơn.

Cuối cùng là phát hành kỷ yếu: Có hai hình thức phát hành thông dụng hiện nay là bản giấy và bản điện tử. Có lẽ nên phát hành bằng cả hai hình nhằm đến được với toàn thể cựu học sinh, cán bộ, nhân viên.

Làm kỷ yếu chưa bao giờ dễ dàng đến thế !

Tất cả những công việc trên thật phức tạp và khó khăn phải không? Tuy nhiên, khi bạn đến với Công ty cổ phần In Hồng Đăng thì bạn sẽ nhận thấy một điều: Làm kỷ yếu chưa bao giờ dễ dàng như vậy.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm thiết kế và in ấn kỷ yếu cho hơn 5.000 đơn vị lớn nhỏ trên cả nước, Công ty cổ phần In Hồng Đăng sẽ giúp bạn có những mẫu kỷ yếu đẹp, chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo đồng thời cho bạn biết chính xác chi phí - thời gian hoàn thành sớm nhất.

Công việc duy nhất bạn phải làm là nhấc điện thoại lên, bấm số 024 22 655 666 nói cho chúng tôi biết nhu cầu và quy cách cuốn kỷ yếu mà bạn mong muốn. In Hồng Đăng sẽ hỗ trợ bạn trong mọi công việc làm kỷ yếu như thu thập thông tin – tổ chức biên soạn – thiết kế, in ấn – phát hành.

In Hồng Đăng – Gắn kết bền lâu, cùng nhau phát triển.